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Was kostet mich ein Mitarbeiter? Den internen Stundensatz berechnen.
Wie rentabel sind meine Projekte? Was springt für mich beim angebotenen Stundensatz wirklich raus?
Ein grobes Gefühl für diese Zahlen ist wichtig, um nicht "ins Blaue zu wirtschaften". In diesem Fall geht es darum, was einem ein Mitarbeiter pro Stunde ca. kostet. Klar könnte man nun Tabellen erstellen und alles minutiös ausrechnen. Aber wem liegt das schon – und ist es den Aufwand überhaupt wert? Wir sagen "Nein" und möchten hier aufzeigen, wie man pragmatisch und handfest zum Ziel kommt.
Der Nutzen des internen Stundensatzes
Der interne Stundensatz ermöglicht im Arbeitsalltag solide Aussagen zu treffen – allem voran zur Rentabilität eines Projekts. Denn die Kosten, die ein Projekt mit sich bringt, setzten sich nicht nur aus Kosten durch Fremdleistungen oder Nebenkosten zusammen – in der Zeit, in der Mitarbeiter am Projekt arbeiten, fallen für den Mitarbeiter Kosten an.
Aus diesem Grund sollte man nicht vergessen, dass man die Kosten gesamthaft den Erlösen gegenüberstellt.
Berechnen was ein Mitarbeiter pro Stunde kostet
Vorab: Der interne Stundensatz wird nie eine exakte Zahl sein. Wir suchen hier eine Zahl, die man nicht ständig anpassen muss, die leicht greifbar ist und leichten Schwankungen standhält. Die einfachste Formel ist:
Vollkosten
Beinhalten alle Lohnkosten und sonstige Nebenkosten, die pro Mitarbeiter steigen. Grundsätzlich könnte man auch die Büromiete umlegen, aber das ist in der Regel ein gleicher wiederkehrender Betrag, der die Rechnung unnötig verkompliziert. Die Vollkostenberechnung besteht aus:
→ Jahres-Lohn (inkl. 13., angenommener Bonus etc.)
→ Lohnnebenkosten
→ Sonstige Nebenkosten, die pro Mitarbeiter steigen (Administration, Arbeitsplatzkosten, Bewirtschaftungskosten, Büromaterial, Kaffee & Getränke)
Effektive Arbeitsstunden
Beim Effektiven Stundensatz geht es um die Frage wieviele verrechenbare Stunden der Mitarbeiter wirklich arbeitet.
Es macht Sinn, bei der Berechnung auf einen allgemeinen Durchschnittswert zurückzugreifen. Denn jedes Jahr weist nicht nur eine andere Anzahl an Feiertagen auf. Auch weitere Kriterien tragen zu einer unterschiedlichen Anzahl an Arbeitstagen pro Jahr bei. Grundsätzlich kann man sich auf folgende Richtwerte verlassen:
Vollkosten
Beinhalten alle Lohnkosten und sonstige Nebenkosten, die pro Mitarbeiter steigen. Grundsätzlich könnte man auch die Büromiete umlegen, aber das ist in der Regel ein gleicher wiederkehrender Betrag, der die Rechnung unnötig verkompliziert. Die Vollkostenberechnung besteht aus:
→ Jahres-Lohn (inkl. 13., angenommener Bonus etc.)
→ Lohnnebenkosten
→ Sonstige Nebenkosten, die pro Mitarbeiter steigen (Administration, Arbeitsplatzkosten, Bewirtschaftungskosten, Büromaterial, Kaffee & Getränke)
Effektive Arbeitsstunden
Beim Effektiven Stundensatz geht es um die Frage wieviele verrechenbare Stunden der Mitarbeiter wirklich arbeitet.
Es macht Sinn, bei der Berechnung auf einen allgemeinen Durchschnittswert zurückzugreifen. Denn jedes Jahr weist nicht nur eine andere Anzahl an Feiertagen auf. Auch weitere Kriterien tragen zu einer unterschiedlichen Anzahl an Arbeitstagen pro Jahr bei. Grundsätzlich kann man sich auf folgende Richtwerte verlassen:
Arbeitstage pro Woche | 5
Arbeitswochen pro Jahr | 52
Arbeitstage pro Jahr | 260
Feiertage auf Werktage | 10
Urlaubstage | 30
Krankheitstage | 5
Weitere Ausfälle | 3
Summe der Arbeitstage | 212
Arbeitsstunden täglich | 8
Arbeitsstunden Gesamtsumme | 1’696
→ Sollstunden nach Abzug von Absenzen: 1’696
In MOCO: Wochenmodell aufsetzen, Feiertage eintragen und von der im "Soll-Ist" angegebenen Summe an Sollstunden noch das Urlaubsguthaben und angenommene Krankheitstage abziehen. Ist man schon ein ganzes Kalenderjahr dabei, hat man diese Zahl bereits berechnet.
Arbeitswochen pro Jahr | 52
Arbeitstage pro Jahr | 260
Feiertage auf Werktage | 10
Urlaubstage | 30
Krankheitstage | 5
Weitere Ausfälle | 3
Summe der Arbeitstage | 212
Arbeitsstunden täglich | 8
Arbeitsstunden Gesamtsumme | 1’696
→ Sollstunden nach Abzug von Absenzen: 1’696
In MOCO: Wochenmodell aufsetzen, Feiertage eintragen und von der im "Soll-Ist" angegebenen Summe an Sollstunden noch das Urlaubsguthaben und angenommene Krankheitstage abziehen. Ist man schon ein ganzes Kalenderjahr dabei, hat man diese Zahl bereits berechnet.
Um unproduktive Zeiten zu berücksichtigen, abschliessend noch z.B. 25 % aus der errechneten Arbeitszeit abziehen. Zu unproduktiven Zeiten gehören zum Beispiel Meetings, Einzelgespräche, interne Weiterbildungen oder bei Führungskräften Zeit, die für diese Führungsaufgaben verwendet wird. Das Ergebnis für einen Vollzeit-Angestellten:
→ Effektive Arbeitsstunden pro Jahr: 1’272
Tipps
Tendenziell konservativer rechnen
Für Nebenkosten und Auslastung gilt: Lieber etwas konservativer rechnen und so auf der "sicheren Seite" sein, als das die Zahlen zu schön aussehen.
Veränderung bei höherem Lohn
Praktikabel sind grobe Zahlen. Entgegen mancher Annahmen verändert sich der interne Stundensatz mit einem gesteigerten Lohn häufig nur unwesentlich. Es gibt einige Schwankungen, die man nie wirklich genau berücksichtigen werden kann. Mal ist z.B. die Auslastung besser oder schlechter.
Mittelwert auf Level oder Teamebene
Idealerweise hinterlegt man auf gleichem Level einen für alle Mitarbeiter mittleren internen Satz auch wenn die Löhne etwas voneinander abweichen. So muss man nicht befürchten, dass Einzelne versuchen, über interne Stundensätze auf Gehälter zu schliessen.
Die internen Stundensätze erfasst du in MOCO in den Einstellungen unter "Leistungen" > "Interne Stundensätze"
Für Nebenkosten und Auslastung gilt: Lieber etwas konservativer rechnen und so auf der "sicheren Seite" sein, als das die Zahlen zu schön aussehen.
Veränderung bei höherem Lohn
Praktikabel sind grobe Zahlen. Entgegen mancher Annahmen verändert sich der interne Stundensatz mit einem gesteigerten Lohn häufig nur unwesentlich. Es gibt einige Schwankungen, die man nie wirklich genau berücksichtigen werden kann. Mal ist z.B. die Auslastung besser oder schlechter.
Mittelwert auf Level oder Teamebene
Idealerweise hinterlegt man auf gleichem Level einen für alle Mitarbeiter mittleren internen Satz auch wenn die Löhne etwas voneinander abweichen. So muss man nicht befürchten, dass Einzelne versuchen, über interne Stundensätze auf Gehälter zu schliessen.
Die internen Stundensätze erfasst du in MOCO in den Einstellungen unter "Leistungen" > "Interne Stundensätze"
Fazit
Der interne Stundensatz als pragmatische Richtgrösse, ermöglicht es, im Arbeitsalltag solide Aussagen zu treffen. Erlöse abzüglich der variablen Kosten werden auch als "Deckungsbeitrag 1" bezeichnet. Die Frage "Wieviel bringt uns dieses Projekt" soll damit beantwortet werden. Von diesem Betrag müssen dann noch die Fixkosten des Unternehmens bezahlt werden. Die Zahl unterscheidet sich bei unterschiedlichem Lohn nicht so stark, wie oft angenommen wird, da es neben den berechenbaren Faktoren Schwankungen gibt.
