Checkliste Jahreswechsel 2023/2024.

Mit dem Serieneintrag können ganze und halbe Feiertage auf einmal für alle Personen eingetragen werden. Dabei kann auf eine Vorlage (1) zurückgegriffen werden. MOCO schlägt alle gängigen Feiertage vor und das Standardset für die Firma kann gewählt bzw. angepasst werden.

Weichen die Feiertage bei einzelnen Personen ab, die Anpassung bei einer Person vornehmen. Die Feiertage dieser bestimmten Person lassen sich für weitere Personen übernehmen (2).

Mitarbeitende daran erinnern, bis 31.12.23 alle Stunden einzutragen.

Die Periodensperre (Einstellungen > Zeiterfassung) stellt sicher, dass Mitarbeitende ihre Stunden nicht mehr ändern können – und sich damit auch Überstunden nicht mehr ändern. 

1. Übersicht zu allen Personen
Gehe auf "Berichte" > "Personal" > "Soll-Ist & Verrechenbarkeit". Erstelle einen Export für deine Ablage.

2. Kontrolliert/individuell pro Person
In der Übersicht kannst du über Klick auf den Saldo der Person kannst du direkt in die Detailansicht "Soll-Ist" der Person wechseln.



3. Alle Personen über den Wechsler oben rechts durchgehen. Dabei:
4. Überstunden per Quick-Link ins 2024 übertragen. Die Option wird zwischen Dezember und Februar und angeboten und ersetzt einen manuellen Übertrag des Saldos in den Zeitkonten.
5. Bei Auszahlung oder abgegoltenen Stunden die Stunden im Zeitkonto manuell abziehen.

6. Alternativ mit einem Klick den Überstunden-Übertrag für alle Personen übertragen
In der Übersicht wird die automatische Übernahme aller Saldi angeboten. Die Option wird wie die bei der einzelnen Person zwischen Dezember und Februar und sichtbar.

» Alle Infos zum Zeitkonto

Gehe auf "Berichte" > "Personal" > "Urlaub" und wähle 2023. Verschaffe dir einen Überblick zu allen Personen. Erstelle einen Export von 2023 für deine Ablage.

In der Übersicht wird auch der automatische Übertrag aller Saldi angeboten. Die Option wird wie die bei der einzelnen Person zwischen Dezember und Februar und sichtbar.
Übertrage mit einem Klick den Resturlaub für alle Personen

In der Übersicht kannst du über Klick auf das Restguthaben der Person direkt in das Urlaubskonto der Person wechseln. Dann alle Personen über den Wechsler "Nächste Person" durchgehen (wie bei Überstunden). Dabei in der 2023-Ansicht:

1. Wenn noch nicht in der Gesamtübersicht (s.o.) erledigt: Resturlaub aus 2023 über den blauen Link übernehmen (siehe Abbildung Nr. 4).
2. Jahresguthaben vom Vorjahr kopieren: Rechts im Dropdown "Kopieren ins 2024" nutzen (siehe Abbildung Nr. 5)

Wenn du das stundengenaue Urlaubsmodell nutzt: Wechsle zu 2024 und prüfe ob die Basis angepasst werden muss für 2024.
» Alle Infos zum Urlaubskonto und Urlaubsmodell stundengenau vs. tagesgenau

1. Abwesenheiten 2023 alle Personen/Tag:  "Berichte" > "Planung" > Export "Abwesenheiten"
2. Abwesenheiten 2023 pro Person/Monat: "Berichte" > "Personal" > Export "Soll-Ist & Verrechenbarkeit"
3. Abwesenheiten 2023 pro Person/Tag: bei jeder Person  unter "Soll-Ist"  > Export oben rechts. Über "Nächste Person" kannst du direkt zur nächsten Person wechseln.
4. Ansicht und Export tagesgenauer, filterbaren Abwesenheiten (z.B. Krankheitstage) pro Person (Berichte > Personal > Abwesenheiten)

Bitte prüfe in den Einstellungen unter "Leistungen" > "Interne Stundensätze", ob für 2024 die internen Stundensätze stimmen.
Bei allen Accounts, bei denen im 2024 noch überall 0 hinterlegt war, wurden die Sätze vom 2023 übernommen.
MOCO bietet ansonsten auch einen Link zur Direktübernahme der Stundensätze 2023 an, wenn im 2024 noch überall 0 steht.

Werden bei dir unter "Berichte" Personen angezeigt, die nicht mehr im Unternehmen tätig bzw. deaktiviert sind?
Beim Deaktivieren kommt eine Abfrage, über die das Wochenmodell (entspricht dem Anstellungsverhältnis) beendet werden kann. Bei den betreffenden Personen scheint das nicht korrekt hinterlegt worden zu sein. Gehe unter "Personal" auf "Sollstunden". Das ist deine Liste, über die du alle Wochenmodelle schnell kontrollieren kannst.

Reminder: Interne Stundensätze überprüfen
Der Jahreswechsel ist eine gute Gelegenheit, um nochmals alle internen Stundensätze auf ihre Aktualität zu prüfen und ggf. für das neue Jahr anzupassen. Lohnerhöhungen wirken sich dabei geringer aus als teilweise angenommen wird.

Reminder: Projekte nach der letzten Rechnung ins Archiv verschieben
Das Debitorenmanagement läuft unabhängig unter "Abrechnung"

Reminder: Erledigte Eingangsrechnungen immer ins Archiv verschieben
So bleiben nur Rechnungen im Eingang, bei denen es noch was zu tun gibt. Wir empfehlen bei Nutzung des Buchhaltungsexports erst alle Rechnungen des zu exportierenden Zeitraums zu erledigen und dann erst zu exportieren.

Unfertige Leistungen
Nutze am 31.12.23 bzw. 01.01.24 unter "Projekte" oben rechts den Excel-Export. Hier findest du für jedes Projekt die bereits erbrachten aber noch nicht in Rechnung gestellten Leistungen. Für die Bewertung nach Herstellkosten den durchschnittlichen internen Stundensatz verwenden.

Hast du noch Fragen?
Kontaktiere uns einfach unten rechts in MOCO (oder falls z.B. der Service wegen eines Adblocker-Plugins unterdrückt wird, schicke eine E-Mail an support@mocoapp.com).