Wie funktioniert das mit der tagesgenauen Abrechnung?

Benutzer kosten 15 EUR/CHF pro Monat. Als Benutzer zählen alle Personen, die unter 'Aktive Personen' erfasst sind. Werden Personen mitten im Monat hinzugefügt oder deaktiviert, berechnet MOCO tagesgenau anteilig. Aus diesem Grund kann die angegebene Benutzerzahl bzw. der Betrag auf der Rechnung krumm sein.

Sind die Kosten abhängig von Benutzerrollen?

Die Kosten sind unabhängig vom genutzten Funktionsumfang. Die Zugriffsrechte können jederzeit selbst reduziert oder erweitert werden.

Kostensteuerung Freelancer / Externe?

Benutzer können jederzeit deaktiviert werden. So können z.B. Freelancer lediglich zu Einsatzzeiten aktiviert werden und MOCO berechnet nur diese aktivierte Zeit.

Wie läuft der Support bei MOCO?

MOCO ist eine Software-as-a-Service (SaaS) mit > 40'000 Benutzern ohne Vertragsbindung. Als Produktteam kümmern wir uns persönlich um alle deine Anliegen. Bewährt hat sich das aus folgenden Gründen: Sicherstellen bestmöglichster Servicequalität. Probleme und Anregungen kommen direkt bei uns an (Weiterentwicklung eng am allgemeinen Bedarf). Die Abokosten können für alle niedrig gehalten werden. Alle Benutzer können uns über den In-App-Service unten rechts in MOCO kontaktieren. Wir antworten zeitnah. Tipp: Das Anliegen gut beschreiben und einen Screenshot mitschicken – so klärt sich eine Frage erfahrungsgemäss am effizientesten für beide Seiten!

Gibt es eine Online-Demo?

Das kostenlose Webinar » Eine Einführung , gibt einen soliden Überblick und kann jederzeit abgerufen werden.Firmen > 20 Benutzern bieten wir auf Nachfrage ein kostenloses Online-Q&A an. Dieses baut auf bereits erarbeitetem Grundwissen auf (Videos, Doku, Testaccount) und ist für noch offene Fragen gedacht, die dann direkt anhand der Software angeschaut werden.

Sind Schulungen möglich?

Ja. Auf Anfrage bietet MOCO individuelle Online-Sessions an.

Wo finde ich eine Art "Handbuch"?

Auf der Website unter » Funktionen sind alle Bereiche und Themen bebildert und beschrieben.

Habt ihr auch Videos?

Auf unserem » Vimeo-Videoportal findest du Tutorials zu verschiedenen Themen (wird regelmässig ergänzt).

Kann ich mein Abo auch ohne Kreditkarte lösen?

Ja, MOCO kann auch via SEPA-Lastschrift abonniert werden. Die Option steht nur EURO-Ländern zur Verfügung. Achtung: Bei Rückzug fallen Strafgebühren an, die wir weiterverrechnen.

Habe ich Zugang zu Backups?

Es werden 2 x täglich Backups erstellt. Ein eigener Zugang zum Backup ist jedoch nur bei einer Private Cloud (Buchung einer eigenen Server-Instanz) möglich. Jeder Account kann regelmässig die Exportmöglichkeiten nutzen und sollten sehr wichtige Daten aus Versehen von einem Benutzer gelöscht worden sein, können wir auf Anfrage einen früheren Stand aus den Backups herstellen. » Weitere Infos zu Sicherheit & Betrieb

Werde ich zur Weiterentwicklung (im Abo inklusive) informiert?

In der App immer oben rechts auf die Glocke klicken, wenn sie rot wird! Zusätzlich schicken wir 4 x im Jahr an den Accountinhaber eine Übersicht zu den letzten Updates.

Kann ich innerhalb eines Accounts zwei Firmen führen?

Sind die Firmen rechtlich getrennt bzw. man benötigt einen eigenen Rechnungsnummernkreis sowie einen getrennten Berichte, dann empfiehlt es sich ein Account je Firma zu erstellen. Sind Personen mit derselben E-Mail angemeldet, können sie oben rechts einfach zwischen den Accounts wechseln (Weltkugelsymbol) .

Wo kann ich meine Abo-Rechnungen abrufen?

Alle Rechnungen stehen dir zum Download in den Einstellungen unter 'Abo' zur Verfügung. Hinterlegst du bei der Rechnungsadresse auch eine E-Mail-Adresse, versendet MOCO automatisiert die Rechnung zusätzlich an diese E-Mail-Adresse.

Account

Allgemeines

Unter dem Rädchen rechts oben befinden sich die Einstellungen.
Einstellungen > Account > Allgemein

Agentursoftware MOCO Accounteinstellungen

Agentursoftware MOCO Accounteinstellungen

Unter "Allgemein" kannst du allgemeine Einstellungen verwalten wie z.B.

Unternehmensname
Logo – nur für die Anzeige Benutzeroberfläche » Rechnungslayout
Accountinhaber
Sprache Mehr zu den Sprachen für die Benutzeroberfläche und Kundenkorrespondenz
Basisstunden pro Tag (Reguläre Arbeitsstunden pro Tag bei einem 100 %-Pensum)

Währung & Konto

Einstellungen > Account > Währung & Konto

Accountwährung

Hier wird die Accountwährung angezeigt, die je nach gewähltem Land bei Account-Erstellung gesetzt wird.

Weitere Währungen hinzufügen

Weitere Währungen können hinzugefügt werden. Danach sind sie beim Kunden, Projekt, Angebote, Ausgaben etc. wählbar.

Waehrungen und Bankkonto MOCO

Bankkonto

Hinterlege hier auch die Kontodaten des Standardkontos deiner Firma, wenn du z.B. Überweisungsaufträge für Ausgaben nutzen möchtest.
Den Bankagbleich richtest du in den Einstellungen unter Abrechnung ein.

Eigene Felder

Einstellungen > Account > Eigene Felder

Daten zu Kunden, Projekt, Kontakt, Rechnung etc. können mit eigenen Feldern individuell erweitert werden.

Man definiert diese in den Einstellungen (Rädchen rechts oben neben der Suche) unter "Account" > "Eigene Felder". Das eigene Feld erscheint dann als zusätzliches Formularfeld.

Feld-Typen sind z.B. Einzeilige Eingabe, Mehrzeilige Eingabe, Link, Ja/Nein, Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, Datum. Die Eingabe eines Hinweistextes ermöglicht die erwartete Eingabe zu steuern. Bezeichnungen für die Alternativsprache können bei Bedarf zusätzlich erfasst werden.

Datenergänzung, Auswertung, Anzeige auf Rechnung

Neben der Haupteigenschaft der Datenergänzung (z.B. zu Personal: Termin nächstes Mitarbeitergespräch), Projekt: PO-Nr.) haben die eigenen Felder auch diesen Nutzen:

Optionale Anzeige auf Angebot, Rechnung, Stundenauszug
Eigene Felder können so auf den Angeboten, Rechnungen und Stundenauszügen im Info-Block angezeigt werden. Daten auf Kunden-, Projekt und Rechnungsebene werden nur angezeigt, wenn das Feld vor dem Speichern des Angebots bzw. der Rechnung ausgefüllt wurde.

Auswertungen
Eigene Felder sind auch Teil der Excel-Exporte und bieten so weitere Auswertungsoptionen.

Für gezielte Suche nutzen
Die über eigene Felder eingegebenen Daten sind durchsuchbar. Beispielsweise kann man so schnell Personen, die bestimmte Skills haben, finden: Eigenes Feld "Skills" mit Mehrfachauswahl auf Personal/Person erstellen.Über die globale Suche (Lupe rechts oben – oder Shift + 7) werden dann bei Eingabe einer Eigenschaft alle entsprechenden Personen gelistet.

» Nutzen mit Labels vergleichen
» Eigene Felder für Kostenstellen DATEV benutzen

Nummernkreise

Einstellungen > Account > Nummernkreise

Hier legst du fest, ob die Nummern für Kunden, Projekte, Angebote, Rechnungen und Ausgaben manuell verwaltet oder nach deinen Vorgaben automatisiert vergeben werden sollen.

Optionale Einstellung manuelle oder automatisierte Nummernkreise

Automatische Nummerierung
Die Zusammensetzung kann definiert und die Nummerierung bei einer bestimmten Nummer gestartet bzw. fortgesetzt werden.
Tipps für die Wahl des Rechnungsnummernkreises

Pflicht zur Rechnungsnummer D – A – CH
Deutschland verlangt gemäss § 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 4 UStG eine fortlaufende Rechnungsnummerierung. Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Eine lückenlose Abfolge dieser Rechnungsnummer ist aber nicht zwingend, gemäss Umsatzsteuer-Anwendungserlass
siehe auch http://www.akademie.de/wissen/fortlaufende-rechnungsnummer

Auch in Österreich ist dem Umsatzsteuergesetz eine einmalige Rechnungsnummer zur eindeutigen Identifikation Pflicht.

In der Schweiz brauchen die Rechnungen aus steuerlicher Sicht keine Nummer. Siehe dazu den Artikel auf dem KMU-Portal der Schweizerischen Eidgenossenschaft.

2FA | MFA

Einstellungen > Account > 2FA

Für den Account kann eine 2-Faktor-Authentifizierung (kurz 2FA) aktiviert werden
Die 2-Faktor-Authentifizierung (kurz 2FA) bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene. Sie stellt sicher, dass nur der jeweilige Benutzer auf sein Konto und sensible Daten zugreifen kann – auch wenn eine andere Person das persönliche Passwort kennt. Für den Zugriff auf sensible Bereiche* innerhalb von MOCO wird eine Code-Eingabe vom Benutzer angefordert. Dieser Code ist vom Benutzer auf seinem Smartphone via App abrufbar und ändert sich alle 30 Sekunden.

Voraussetzung ist, dass jeder Benutzer eine Mobile App zur Authentifikation (z.B. Authy, Google Authenticator oder Microsoft Authenticator, andere Apps sind auch möglich) auf seinem Smartphone installiert. Mit dieser App fügt man über Scannen des initial angezeigten QR-Codes den MOCO-Account hinzu.

Aktivierung der 2FA

Vorab muss sich jeder Benutzer eine Mobile App zur Authentifikation wie z.B. Authy oder Google Authenticator auf seinem Smartphone installieren.
Die 2FA in den Einstellungen unter "Account" > "2FA" für den gesamten Account aktivieren.
Nach Aktivierung müssen alle Benutzer in der installierten App zur Authentifizierung per Scan des angezeigten QR-Codes den MOCO-Account einmalig hinzufügen.

Sobald man sich angemeldet hat, wird man alle 24 Stunden erneut nach dem Überprüfungscode gefragt. Bevorzugt man einen anderen Zeitraum, einfach bei uns melden - wir stellen das gerne individuell ein.
2-faktor-authentifizierung für die agentursoftware moco

2-faktor-authentifizierung für die agentursoftware moco

*Sensible Bereiche sind alle Bereiche ausser "Zeiterfassung", "Kontakte" und das eigene Profil. Diese sind von der 2FA ausgenommen und weiterhin wie gewohnt und ohne zusätzlichen Code verfügbar.

Wechsel auf neues Smartphone oder Authenticator App oder andere Probleme:
2FA-Problemlösungen

E-Mail (Versand, SMTP)

Einstellungen > Account > E-Mail

Hier können verschiedene Einstellungen zum E-Mail-Versand getroffen werden. Vom Versand über eine eigene E-Mail-Adresse (SMTP) über Anzeige und Antwortadressen bis hin zum Signatur-Logo.

Versand über eigenen Mailserver (SMTP)

Standardmässig verschickt MOCO Angebote und Rechnungen über den MOCO-Server.
Vorteil: Man muss sich um nichts kümmern
Nachteil: Der Kunde erhält die E-Mail mit Absendername des Benutzers aber die Absender-E-Mail lautet noreply@mocoapp.com

Versand über eine eigene, zentrale E-Mail-Adresse
Alternativ kann man einen Versand via SMTP einrichten. Der Versand erfolgt dann bei allen Dokumenten über die zentrale, verifizierte eigene E-Mail-Adresse. Diese ist idealerweise neutral und allgemein (z.B. office@firmendomain.com).

E-Mails aus MOCO über eigenen Mailserver versenden

E-Mails aus MOCO über eigenen Mailserver versenden

Hilfestellung zur Einrichtung SMTP-Versand
» Microsoft Office 365
» Google Workspace

Absender-Anzeige

Standardmässig wird dem Empfänger als Absender der Name des Versenders angezeigt. Als Absender kann alternativ der Firmenname angezeigt werden.

Antwort-Adresse

Geht der Empfänger auf "Antworten", wird die Antwort direkt an die individuelle Versender-E-Mail geschickt. Alternativ kann eine einheitliche Antwort- E-Mail-Adresse gesetzt werden.

BCC-Adresse

Zusätzlich kann bei Bedarf auch eine BCC-Adresse vordefiniert werden (im Versanddialog auch wieder entfernbar für Einzelfälle).

E-Mail (Signatur)

Einstellungen > Account > E-Mail

Bild (Logo) für E-Mail-Versand hinterlegen

Möchtest du ein Bild innerhalb der Signatur nutzen, das Bild in den E-Mail-Einstellungen hinterlegen. Es lässt sich dann in den verschiedenen Standard-E-Mailtexten über die Variablen (tippe { ) einfügen (1).

Standard E-Mail-Text & Signatur definieren

Die Standard E-Mail-Texte inkl. Signatur (in der Regel Absenderdaten wie Firmenadresse und Kontakt) definierst du in den Einstellungen im jeweiligen Bereich zu Angebote und Rechnungen.
Für die Personalisierung die Variablen nutzen (aufrufbar über die geschweifte Klammer "{").
Texte können auch eingefärbt bzw. ein Link hinterlegt werden (2) Die Farben richten sich nach den Werten, die unter "Layout" > Allgemein" definiert sind.

Smart Filter

Einstellungen > Account > Smart Filter

Smart Filter Einstellungen

Wählbarer Smart Filter "Ohne Label"
Möchte man in verschiedenen Bereichen einen Hinweis darauf, wenn Objekte nicht gelabelt wurden, kannst du in den Einstellungen > Account > Smart Filter die Anzeige eines Smart Filter "Ohne Label" wählen. Nach betreffenden Projekten, Rechnungen etc. lässt sich so gezielt filtern.

Was sind Smart Filter?
Smart Filter sind gezielte Filteroptionen mit dem Ziel der Erledigung.

Beispielsweise bei Projekten : Über Budget, Über Zieltermin, Verrechenbar, ist ohne Abrechnungsplan.

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