Kontrolle

Kurzcheck über alle Projekte

Die Projektliste mit Budgetkontrolle


Wieviel wurde im Verhältnis zum Budget bereits geleistet?
Mit dem Budget-Forschrittsbalken (1) in der Projektliste hat man immer eine gute Kontrolle, wieviel vom Budget bereits mit gebuchten Arbeitsstunden und Zusatzleistungen verbraucht wurde. Klickt man auf den Balken, gelangt man zum detaillierteren Projektbericht.
Über die Smart Filters (5) können Projekte, die über Budget sind gezielt angezeigt werden.

Was ist bis heute verrechenbar?
Die grüne Zahl (2) zeigt an, wenn sich potentiell verrechenbare Positionen angesammelt haben oder/und eine Abrechnung terminiert wurde.  Ein Klick auf den grünen Betrag führt direkt zur Abrechnungsübersicht/-möglichkeit.
Über die Smart Filters (5) können diese Projekte gezielt angezeigt werden.

Wieviel wurde bereits abgerechnet?
Ein kleiner grauen Balken unterhalb des Budgetfortschritts (3) zeigt an, wieviel vom Budget schon abgerechnet wurde.

Wo steht ein Zieltermin an oder wurde überschritten?
In der Projektliste wird rechts neben dem Budgetbalken ein Ausrufezeichen angezeigt (4). Bei Mouseover wird der Zieltermin angezeigt, bei Klick kann man diesen verschieben oder löschen.
Über die Smart Filters (5) können Projekte über Zieltermin gezielt angezeigt werden

Abgeschlossene aber noch nicht abgerechnete Projekte markieren?
Bei Bedarf kann man abgeschlossene Projekte mit einem entsprechendem erstellten Label als abgeschlossen markieren – und sich so gefiltert auf einen Klick anzeigen lassen. Nach endgültiger Abrechnung wird das Projekt archiviert.

Budgetierung von Projekt, Leistungen, Personen, Fremdkosten

Projekt
Ein Budget für das gesamte Projekt ist bei Projekten nach Aufwand optional – für Fixpreisprojekte Pflicht. Man gibt es im Projektformular ein.
» Der Budgetfortschritt wird anhand der erfassten Leistungen in der Projektliste und im Projektbericht angezeigt.
» Das Restbudget wird in Form von Reststunden in der Zeiterfassung angezeigt sofern dies aktiviert ist.

Zusatzleistungen (i.d.R. Fremdkosten)
Ist ein Teil des Projektbudgets für Fremdkosten reserviert, kann dieser Anteil beim Projektbudget eingegeben werden (blauer Link unterhalb des Eingabefeldes)
» Der Budgetfortschritt wird anhand der erfassten Zusatzleistungen ("im Budget") im Projekt unter "Zusatzleistungen" angezeigt.
» Im Projektbericht werden die berechneten Totalstunden (Eigenleistungen) entsprechend reduziert.
» Die planbaren Stunden (angezeigt unter "Planung") werden entsprechend reduziert.

Leistung & Person
Bei Bedarf können zusätzlich zum Gesamtprojekt einzelne Leistungen oder Mitarbeiter budgetiert werden (bearbeiten und rechts (Icon) eingeben (1).
» Budgetfortschritt & Reststunden werden im Projektbericht angezeigt (2).
» Bei budgetierten Leistungen wird das Restbudget in Form von Reststunden in der Zeiterfassung angezeigt sofern dies aktiviert ist.


E-Mail-Info bei Projekt-Budgetüberschreitung
MOCO informiert den eingetragenen Projektleiter per E-Mail, wenn ein Projektbudget einen bestimmten Fortschritt erreicht hat. Z.B. bei 90 %.
In den Einstellungen unter "Zeiterfassung" kann man die Info-Mails zu 50 %, 70 %, 90 %, 100 %, 120 % und 150 % an- oder abwählen.

Labels & Smart Filters

Filterung von z.B. allen verrechenbaren Projekten
MOCO weist mit so genannten Smart Filter (1) auf Projekte mit einem bestimmten Merkmal hin:
  • Über Budget
  • über Zieltermin 
  • Verrechenbar
In der Regel ist hier eine Aktion nötig. Über die Smart Filter können schnell und gezielt diese Projekte angezeigt und bearbeitet werden.

Projekte markieren oder kategorisieren
Mithilfe von Labels werden Projekte kategorisiert und markiert. So kann man in der Liste gezielt  filtern (2).

Beispielanwendung 1
Für eigene Worflows können Projekte kurzfristig markiert werden. Z.B. markiert der Projektleiter das Projekt mit dem Label "Abgeschlossen" als Zeichen für die Buchhaltung, dass die Rechnung gestellt werden kann. Die Buchhaltung kann dann durch Anklicken des Labels sich gezielt nur diese Projekte anzeigen lassen.

Beispielanwendung 2
Beliebt sind die Labels z.B. für Projekte, über die ein reiner Hostingvertrag abgewickelt wird. Einfach ein Label "Hosting" erstellen und alle Projekte entsprechend labeln. Da die gewählte gefilterte Ansicht bis zum nächsten Besuch gespeichert bleibt, kann man so auch gezielt Hostingprojekte ausblenden indem man nur alle anderen Labels gesammelt anwählt.


Stundenauszug und Berichte


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