7 Tipps wie Sie eine webbasierte Agentursoftware erfolgreich einführen.

Oberste Regel ist, die Einführung einer Agentursoftware frühzeitig und transparent bei allen Mitarbeitenden zu kommunizieren. Dabei sollten die Gründe dargelegt werden und die Vorteile, die sich gegenüber der aktuellen Situation ergeben. Nur wenn jeder seine Einwände und Fragen einbringen konnte, bekommt die schliesslich gewählte Lösung die notwendige Akzeptanz.

Es gibt eine Vielzahl von Softwarelösungen mit unterschiedlicher Funktionstiefe. Manchmal ist weniger mehr. Anhand notwendiger Kriterien werden ein paar Lösungen vorselektiert. Bei der Beleuchtung der unterschiedlichen Lösungen ist es entscheidend, diese nicht nur aufgrund von FactSheets zu beurteilen. Im Internet kursierende Erfahrungsberichte sollten unbedingt auf Aktualität geprüft werden. Eine Beurteilung von 2010 kann heute kaum noch repräsentativ sein.

Ausserdem arbeitet jede Agentur etwas anders. Was für die eine funktioniert, sagt einer anderen womöglich nicht zu.
Deshalb ist es elementar, über einen persönlichen Demo-Zugang das System auf Herz und Nieren zu durchleuchten. Einfach ist laut Hersteller mittlerweile jede Lösung.

Es birgt unnötige Risiken, jede Funktion der neuen Agentursoftware vom ersten Tag an zu nutzen. Dabei verliert man den Blick auf das Wesentliche und läuft Gefahr die grundlegenden Dinge nicht sauber aufzugleisen. Den richtigen Zeitpunkt für die Einführung gibt es nicht – auch wenn es zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres am meisten Sinn macht. Hier darf man sich aber nicht unter Druck setzen, weil bereits die ersten Monate vergangen sind. Wichtiger als wann ist das wie.

Kundendaten importieren und Nummernkreise festlegen macht als erster konkreter Schritt für einen nahtlosen Übergang Sinn. Falls bereits Daten von bisherigen Systemen existieren, am besten auch diese importieren oder importieren lassen. Die meisten Hersteller bieten hier individuelle Unterstützung an. 
Beim Projekte anlegen, gilt es abzustimmen wie man grundsätzlich die Benennung handhabt, um Chaos zu vermeiden. Als Nächstes macht man sich optimalerweise mit den ersten Abläufen wie Angebots- und Rechnungsstellung vertraut.

Jetzt ist es Zeit mehr und mehr Benutzer in das Arbeiten mit der neuen Software zu involvieren. Die Benutzerrechte kann man hier noch sehr eingeschränkt handhaben, um niemanden zu überfordern. Die reine Zeiterfassung reicht erstmal völlig aus, um alle "ins Boot zu holen". Nun gilt es, Erfahrungen zu sammeln, und Entscheidungen aus der 1. Woche noch einmal zu überprüfen. In der Praxis kommen verschiedene Projektsituationen vor, die zu Beginn nicht alle berücksichtigt werden konnten. Idealerweise können auch Spezialfälle mit der Software (mehr oder weniger pragmatisch) abgebildet werden.

Hat man bereits intensiv Zeit mit den ersten Schritten verbracht, ist jetzt die Zeit reif, sich mit weiteren Funktionen der Software vertraut zu machen. Einige Lösungen bieten zusätzlich Task-Management, Ressourcenplanung, Rentabilitätsauswertungen und heutzutage so wichtige Integrationen in andere Produkte.

Mit den Erfahrungen der ersten vier Wochen hat man eine gute Grundlage geschaffen. Man muss sich jedoch nicht vollkommen auf sich selbst gestellt einarbeiten. Viele Anbieter bieten einen guten Support, der bei wichtigen Fragen schnell Klarheit bringt und unnötigen Frust vermeidet.