Case Study: MOCO optimal ergänzt – Tools, Slack Commands, Chatbots.

MOCO haben wir 2020 eingeführt, als wir auf der Suche nach einer Software für die Projekt-, aber auch Personalverwaltung waren. Ausschlaggebend war eine effiziente Einführung und intuitive Bedienung der Software. Die Software deckt nun unsere gesamte Projektverwaltung inkl. Zeiterfassung und die Personalverwaltung ab. Wir nutzen auch die DATEV-Schnittstelle, über die alle Rechnungen automatisch an unseren Steuerberater übertragen werden.



Slack ist für uns die optimale Ergänzung was unsere interne Kommunikation bzw. Zusammenarbeit angeht. Mit Slack Premium und der "Huddle"-Möglichkeit schafft man einen virtuellen Kommunikationsraum, der einer Büroatmosphäre ziemlich nahe kommt.

Miro nutzen wir für die gemeinsame Arbeit an Boards. Schon vor der Pandemie haben wir hybrid gearbeitet – waren also im Büro oder remote. Für die Abstimmungen hatten wir jedoch meist Präsenz vorgezogen und dabei Whiteboards intensiv genutzt. Während der Pandemie und "remote only" war das so nicht mehr möglich und so fiel die Wahl auf Miro als beste Alternative.

Commitly ist im 2021 unsere neue Finanzplanungssoftware geworden. Ziel war, schneller mit einer belastbaren Liquiditätsplanung unabhängig vom Steuerberater, unser Unternehmen steuern zu können. Das Tool holt auch die Zahlen aus MOCO ab.

Gitlab hat uns als Taskmanagement-Software überzeugt. Obwohl einige Features fehlen und sich das System technischer anfühlt als Mitbewerber, entsprach uns als Softwareunternehmen Gitlab am meisten. Nicht zuletzt, weil hier die API fast keine Wünsche offen lässt.
 
Kenjo ist unsere neue Software für die Personalentwicklung. Die Wahl fiel auf Kenjo, weil es ergänzend zur Personalverwaltung in MOCO einen klaren Schwerpunkt auf die Weiterentwicklung unserer Mitarbeitendenden zu legen. Gerade bei der remote-Führung sind funktionierende Feedback-Kanäle umso wichtiger.

Neben der Nutzung eingekaufter Tools legen wir auch selbst Hand an. Aber in einem reduzierten sehr klarem Rahmen. Eigenentwicklungen sind immer auch pflegeaufwändig und müssen den fertig gekauften eindeutig überlegen sein.

Wir nutzen deshalb vorrangig Slack Commands und Chatbots zur Automatisierung von klaren Workflows. Hier ein kurzer Überblick was Slack Commands sind und ein Beispiel wie wir diese nutzen.

Slack ist ein tolles Tool für die Unternehmenskommunikation und zur internen Zusammenarbeit. Die Software ermöglicht über die API-Schnittstelle individuell andere Software zu integrieren. Vor allem Slack Slash Commands ist eine äusserst hilfreiche Möglichkeit deine Agenturverwaltungssoftware bzw. dein ERP anzubinden. Slack Slash Commands sind Kurzbefehle, die du einfach in Slack über ein "/" (Slash) eintippst und ausführen lassen kannst. Einzelne individuelle und bisher manuelle Abläufe können so automatisiert und dadurch die Produktivität des gesamten Unternehmens gesteigert werden.

Die Projektabrechnung erfolgt nach Eintippen eines kurzen Befehls im Slack-Channel. Unser Bot erstellt automatisch den Stundennachweis für das Projekt, schreibt die Rechnung, schließt das Projekt in der Projektmanagement-Software MOCO und sperrt es für weitere Zeiterfassung. Das hat bei uns nicht nur die Arbeit erleichtert, sondern auch für eine höhere Qualität gesorgt, da immer einheitliche Standards gelten. Am Anfang ist es etwas ungewöhnlich, aber langfristig waren alle glücklicher.

Wir freuen uns immer über Zuwachs in unserem Team, aber mehr Kollegen:innen bedeuten auch mehr Geburtstage, an die wir uns im Jahr erinnern müssen. Damit wir bloß keinen vergessen, haben wir uns einen Bot gebaut, der die in MOCO gepflegten Mitarbeiterdaten nutzt. Dafür fragt er täglich die Geburtstage aller Mitarbeitenden über die MOCO-API ab und kann so niemanden übersehen. Dadurch ist er in der Lage, schon drei Wochen vorher einen privaten Slack-Channel mit allen Mitarbeitenden außer dem Geburtstagskind zu eröffnen. In einer kurzen Nachricht erklärt der Bot nun nicht nur allen, dass der Geburtstag bald ansteht, sondern ruft auch dazu auf, sich Gedanken um ein Geschenk zu machen. Am Geburtstag selbst schickt der Bot wieder eine Nachricht und erinnert, dass alle gratulieren sollen. Einen Tag nach dem Geburtstag wird der Slack-Channel automatisch archiviert. Im nächsten Jahr wird der archivierte Channel einfach wieder verwendet und erneut geöffnet. Das hat für uns den Vorteil, dass wir die vorjährige Kommunikation und Diskussionen erneut lesen können und nicht auf die Idee kommen, dasselbe nochmal zu verschenken.

Jörg Herbst, CEO newcubator
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Newcubator ist ein stetig wachsendes Team aus Software-Architekt:innen, UX Designer:innen, Projektmanager:innen sowie Web- Backend- und Frontend Entwickler:innen. An den beiden Standorten Dortmund und Hannover werden zusammen mit dem Kunden individuelle Softwarelösungen auf Basis neuer Technologien entwickelt.

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