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Checkliste Jahreswechsel 2024 > 2025.
Ein Jahr endet, ein neues beginnt. Rund um die Personalverwaltung gibt es in den nächsten Wochen ein paar Punkte zu erledigen. Hier findest du deine Checkliste für den Jahreswechsel.
Im Dezember vorbereiten ...
1. Feiertage 2025 eintragen
Mit dem Serieneintrag können für 2025 ganze und halbe Feiertage auf einmal für alle Personen eingetragen werden. MOCO bietet eine Vorlage mit allen gängigen Feiertagen an (1). Du passt die Tage an und übernimmst die Auswahl für alle Personen.
Weichen die Feiertage bei einzelnen Personen ab, die Anpassung bei einer Person vornehmen (direkt in der Planung unter "Abwesenheiten"). Die Feiertage dieser Person lassen sich für weitere Personen übernehmen (2).
Auch im Zeitkonto der einzelnen Personen findest du den Link zum Eintrag der Feiertage (3).
Weichen die Feiertage bei einzelnen Personen ab, die Anpassung bei einer Person vornehmen (direkt in der Planung unter "Abwesenheiten"). Die Feiertage dieser Person lassen sich für weitere Personen übernehmen (2).
Auch im Zeitkonto der einzelnen Personen findest du den Link zum Eintrag der Feiertage (3).
2. Erinnerung an Mitarbeitende
Alle Mitarbeitende daran erinnern, bis zum 31. Dezember alle Stunden einzutragen.
Hinweis Urlaubsanträge 2025
Urlaub kann jederzeit schon für 2025 beantragt werden, ohne dass schon ein Urlaubsguthaben erfasst ist. Der Saldo ist dann vorerst negativ und berechnet sich dann neu, sobald das Urlaubsguthaben erfasst wurde.
Hinweis Urlaubsanträge 2025
Urlaub kann jederzeit schon für 2025 beantragt werden, ohne dass schon ein Urlaubsguthaben erfasst ist. Der Saldo ist dann vorerst negativ und berechnet sich dann neu, sobald das Urlaubsguthaben erfasst wurde.
... Anfang Januar abschliessen:
3. Zeiterfassung für 2024 sperren
Die Periodensperre (Einstellungen > Zeiterfassung) stellt sicher, dass Mitarbeitende ihre Stunden nicht mehr ändern können – und sich damit auch Überstunden nicht mehr ändern.
Export für die Ablage
Nutze alle Exporte unter "Berichte" > "Zeiterfassung" für eure Ablage.
Export für die Ablage
Nutze alle Exporte unter "Berichte" > "Zeiterfassung" für eure Ablage.
4. Über-/Unterstunden managen
Gehe auf Berichte > Personal > Soll-Ist & Verrechenbarkeit (1) und wähle oben rechts das Jahr 2024.
Verschaffe dir einen Überblick zu allen Personen und exportiere den Stand für deine Ablage.
Verschaffe dir einen Überblick zu allen Personen und exportiere den Stand für deine Ablage.
Soll-Ist Saldo auf das neue Jahr übertragen
a) Mit einem Klick alle Über-/Unterstunden auf das neue Jahr übertragen
In der Übersicht wird die automatische Übernahme aller Saldi angeboten (2). Die Option ist zwischen Dezember und Februar aktiv.
b) Stunden kontrolliert/individuell pro Person übertragen
Über einen Klick auf das Saldo einzelner Personen (3) kommst du direkt in die Detailansicht "Soll-Ist" der Person. Dort kannst du über die Quick Action (4) das Saldo ins neue Jahr übertragen.
Die Option wird ebenfalls zwischen Dezember und Februar und angeboten und ersetzt einen manuellen Übertrag des Saldos in den Zeitkonten. Über den Wechsler oben rechts (5) kannst du zügig durch alle Personen iterieren.
Gelten die Stunden als abgegolten oder wurden Überstunden ausbezahlt, musst du die Stunden im Zeitkonto über einen manuellen Eintrag (6) abziehen.
» Alle Infos zum Zeitkonto
Die Option wird ebenfalls zwischen Dezember und Februar und angeboten und ersetzt einen manuellen Übertrag des Saldos in den Zeitkonten. Über den Wechsler oben rechts (5) kannst du zügig durch alle Personen iterieren.
Gelten die Stunden als abgegolten oder wurden Überstunden ausbezahlt, musst du die Stunden im Zeitkonto über einen manuellen Eintrag (6) abziehen.
» Alle Infos zum Zeitkonto
5. Urlaubskonten managen
Gehe auf Berichte > Personal > Urlaub (1) und wähle oben rechts das Jahr 2024.
Verschaffe dir einen Überblick zu allen Personen und exportiere den Ist-Stand zum Jahresende für deine Ablage.
Verschaffe dir einen Überblick zu allen Personen und exportiere den Ist-Stand zum Jahresende für deine Ablage.
Resturlaub auf das neue Jahr übertragen
Analog Überstundenübertrag (siehe oben) wird dir hier zwischen Dezember und Februar der Übertrag der Restguthaben für alle auf einen Klick angeboten (2).
Kontrolliert einzeln
Alternativ kannst du auch einzeln durch die Urlaubskonten der Personen gehen und dort kontrolliert das Guthaben übertragen (blauer Link – siehe unten Nr. 5).
Kontrolliert einzeln
Alternativ kannst du auch einzeln durch die Urlaubskonten der Personen gehen und dort kontrolliert das Guthaben übertragen (blauer Link – siehe unten Nr. 5).
Urlaubsguthaben für 2025 hinterlegen
a) Gleich für alle oder ganz wenige Ausnahmen
Unter Berichte > Personal > Urlaub kannst du in der Ansicht 2025 mit einem Klick für alle dasselbe Jahresguthaben hinterlegen (siehe unten Nr. 1) – und bei Bedarf einzelne Ausnahmen direkt im einzelnen Urlaubskonto justieren.
b) Abweichende Guthaben
Alternativ gibt es im Urlaubskonto einer Person die Option, ein eingetragenes Guthaben aus 2024 ins Folgejahr zu kopieren (siehe oben Nr. 4: Kopieren nach 2025).
Über den Wechsler oben rechts springst du schnell zur nächsten Person.
Hinweis: Prüfe, ob die Basis zur Anzeige in Tagen für 2025 angepasst werden muss, wenn ihr das stundengenaue Urlaubsmodell nutzt.
» Alle Infos zum Urlaubskonto und Urlaubsmodell stundengenau vs. tagesgenau
Unter Berichte > Personal > Urlaub kannst du in der Ansicht 2025 mit einem Klick für alle dasselbe Jahresguthaben hinterlegen (siehe unten Nr. 1) – und bei Bedarf einzelne Ausnahmen direkt im einzelnen Urlaubskonto justieren.
b) Abweichende Guthaben
Alternativ gibt es im Urlaubskonto einer Person die Option, ein eingetragenes Guthaben aus 2024 ins Folgejahr zu kopieren (siehe oben Nr. 4: Kopieren nach 2025).
Über den Wechsler oben rechts springst du schnell zur nächsten Person.
Hinweis: Prüfe, ob die Basis zur Anzeige in Tagen für 2025 angepasst werden muss, wenn ihr das stundengenaue Urlaubsmodell nutzt.
» Alle Infos zum Urlaubskonto und Urlaubsmodell stundengenau vs. tagesgenau
6. Abwesenheiten in 2024 dokumentieren
Abwesenheiten alle Personen/Tag
Unter Berichte > Planung > oben rechts beim Export "Abwesenheiten" wählen. Alternativ unter Berichte > Personal > Abwesenheiten den Export nutzen. Hier kann auch zusätzlich gefiltert werden.
Abwesenheiten pro Person/Monat
Nutze den Export unter Berichte > Personal > Soll-Ist & Verrechenbarkeit oben rechts.
Abwesenheiten pro Person/Tag
Du findest diesen Export bei jeder einzelnen Person unter "Soll-Ist".
Abwesenheiten pro Person/Tag/Typ (tagesgenau/filterbar)
Exportiere den Bericht für 2024 unter Bericht > Personal > Abwesenheiten. Er zeigt die Abwesenheiten tagesgenau und filterbar (z.B. Krankheitstage) pro Person.
Unter Berichte > Planung > oben rechts beim Export "Abwesenheiten" wählen. Alternativ unter Berichte > Personal > Abwesenheiten den Export nutzen. Hier kann auch zusätzlich gefiltert werden.
Abwesenheiten pro Person/Monat
Nutze den Export unter Berichte > Personal > Soll-Ist & Verrechenbarkeit oben rechts.
Abwesenheiten pro Person/Tag
Du findest diesen Export bei jeder einzelnen Person unter "Soll-Ist".
Abwesenheiten pro Person/Tag/Typ (tagesgenau/filterbar)
Exportiere den Bericht für 2024 unter Bericht > Personal > Abwesenheiten. Er zeigt die Abwesenheiten tagesgenau und filterbar (z.B. Krankheitstage) pro Person.
7. Interne Stundensätze für 2025 prüfen
Bitte prüfe in den Einstellungen unter Leistungen > Interne Stundensätze, ob die für 2025 hinterlegten Stundensätze korrekt sind. MOCO hat automatisch die Sätze vom Vorjahr übernommen, falls zum 01.01. noch keine neuen Werte hinterlegt waren.
Der Jahreswechsel ist eine gute Gelegenheit, um nochmals alle internen Stundensätze auf ihre Aktualität zu prüfen und ggf. für das neue Jahr anzupassen. Lohnerhöhungen wirken sich dabei geringer aus als teilweise angenommen wird.
Der Jahreswechsel ist eine gute Gelegenheit, um nochmals alle internen Stundensätze auf ihre Aktualität zu prüfen und ggf. für das neue Jahr anzupassen. Lohnerhöhungen wirken sich dabei geringer aus als teilweise angenommen wird.
Prüfen und abschliessen
Personen sind deaktiviert werden aber in Berichten noch angezeigt?
Dann wurde vermutlich das Wochenmodell (entspricht dem Anstellungsverhältnis) nicht korrekt beendet. Prüfe unter Personal > Wochenmodell die hinterlegten Wochenmodelle und setze das Enddatum (Austrittsdatum).
Projekte nach der letzten Rechnung ins Archiv verschieben
Komplett abgerechnete Projekte immer archivieren. Das Debitorenmanagement läuft unabhängig davon unter "Abrechnung".
Erledigte Eingangsrechnungen ins Archiv verschieben
So bleiben nur Rechnungen im Eingang, bei denen es noch was zu tun gibt. Wir empfehlen bei Nutzung des Buchhaltungsexports zunächst alle Rechnungen des zu exportierenden Zeitraums zu erledigen und dann erst zu exportieren.
Offene bzw. unfertige Leistungen 2024
Export für die Ablage erstellen
Nutze am 31.12.2024 bzw. 01.01.2025 unter "Projekte" oben rechts den Excel-Export. Hier findest du für jedes Projekt die bereits erbrachten aber noch nicht in Rechnung gestellten Leistungen. Für die Bewertung nach Herstellkosten den durchschnittlichen internen Stundensatz verwenden.
Nachträglich
Im Export der Stunden (Projekte > Stundenauszug) findest du als Extra-Spalte die Info, wann eine Leistung abgerechnet wurde und mit welcher Rechnung.
Nutze am 31.12.2024 bzw. 01.01.2025 unter "Projekte" oben rechts den Excel-Export. Hier findest du für jedes Projekt die bereits erbrachten aber noch nicht in Rechnung gestellten Leistungen. Für die Bewertung nach Herstellkosten den durchschnittlichen internen Stundensatz verwenden.
Nachträglich
Im Export der Stunden (Projekte > Stundenauszug) findest du als Extra-Spalte die Info, wann eine Leistung abgerechnet wurde und mit welcher Rechnung.
Hast du noch Fragen?
Kontaktiere uns einfach unten rechts in MOCO über den In-App-Service oder per E-Mail an support@mocoapp.com, und wir helfen dir gerne weiter!
