Abläufe

Ist der Auftrag noch nicht sicher, empfiehlt es sich mit Leads (engl. für Spur und bedeutet die Aufnahme eines qualifizierten Interessenten) zu arbeiten. Das macht nicht nur die Akquise effizienter und zuverlässiger, sondern das wahrscheinliche kommende Auftragsvolumen kann entsprechend berechnet werden. Das hat eine bessere Aussagekraft als eine reine Angebotssummen. » Mehr Infos zu Leads
Nach Zusage kann aus einem Lead das Projekt (oder mehrere) erstellt werden. Angaben und Angebot(e) werden dabei übernommen.
Wie du aus dem Lead das Projekt erstellst

Angebote unter "Akquise" > "Angebote" erstellen. Nach Beauftragung vom Kunden, erstellst du direkt aus dem Angebot das Projekt. Die Angaben werden für das Projekt übernommen und das Angebot ist zugewiesen.

Lead nachträglich zuweisen
Im Projekt unter "Angebote" kannst du auch nachträglich einen Lead verknüpfen.

Einzelnes Angebot nachträglich zuweisen
Das Angebot kannst du auch erst nachträglich dem Projekt zuweisen.
» Angebote verschieben/zuweisen

Im Projekt kann die Summe zugewiesener bestätigter Angebote als Projektbudget übernommen werden (blauer Link in der Budgetzeile). Als Zusatzleistungen markierte Positionen werden als anteiliges Zusatzleistungs-Budget übernommen. 

Beim Erstellen des Projekts aus dem Angebot, kannst du direkt im Formular am Ende wählen, ob du die Leistungen übernehmen möchtest.
Unter "Leistungen" können die Leistungen aus dem Angebot für die Zeiterfassung jederzeit nachträglich übernommen werden (blauer Link).
Die Leistung wird automatisch mit dem gesetzten Betrag budgetiert. Als Zusatzleistung markierte Positionen werden nicht berücksichtigt.

Nutzt du im Angebot Leistungen mit Tagessätzen, werden diese für das Projekt bei der Übernahme automatisch umgerechnet. MOCO erkennt hier die üblichen Einheitsbezeichnungen wie z.B. Tag, Tage, d.

Im Angebot markierte Zusatzleistungen können ins Projekt übernommen werden. Dazu im Projekt unter "Zusatzleistungen" das entsprechende Angebot auswählen.

Projekt erstellen
Ein Projekt wird unabhängig unter "Projekte" erstellt – oder aus einem Lead oder Angebot (siehe oben). Je nach Fall und Arbeitsweise.

Laufendes Projekt
Auf das Projekt werden Leistungen gebucht: Stunden und/oder Zusatzleistungen.

Arbeit abgeschlossen
Möchte man verhindern, dass noch auf das Projekt gebucht werden kann die Leistungen sperren:

Bei Bedarf kann das Projekt kann mit einem zuvor erstellten Label als abgeschlossen markiert werden. Falls z.B. die Rechnung durch eine andere Person im Unternehmen erstellt wird.

Rechnung(en) erstellen
Der Rechnungssteller kann nach den Projekten, die abgerechnet werden sollen über den Smartilter (1a) oder das oben erwähnte Label filtern (1b). Ein Klick auf den abrechenbaren Betrag in der Projektliste (2) führt direkt zur Abrechnungsoption.
Tipp: mit gedrückter cmd (oder Apfel-)Taste öffnet die Abrechnungsoption in einem neuen Tab. Rechnung erstellen, Tab schliessen. Zurück auf der Projektliste das nächste Projekt abrechnen.
 

Rechnungen können auch übergreifende auf Kundenebene erstellt werden – oder über die Massenabrechnung.

Archivieren
Nach der letzten Rechnung das Projekt archivieren. So bleibt die Projektliste übersichtlich. Die Rechnungen verwaltet man unabhängig unter "Abrechnung".

Bei vielen Fremdkostenpositionen macht eine Vorkalkulation im Zuge der Angebotserstellung Sinn, da so die voraussichtliche Rentabilität besser abgeschätzt werden kann. Gerade wenn z.B. Aufschläge einen Projektleitungspuffer ermöglichen sollen. Die dort erfassten Kosten können direkt ins Projekt übernommen werden und werden bei Zuweisung einer Eingangsrechnung aktualisiert.

1. Im Angebot die Zusatzleistungen (in der Regel Fremdkosten) als solche markieren.
2. Über die Kostenkalkulation im Angebot können bekannte Kosten bereits eingetragen werden (Vorkalkulation).
3. Im Projekt unter "Zusatzleistungen" die Zusatzleistungen aus dem Angebot übernehmen. Sie reservieren im Projekt die geplanten bzw. angebotenen Fremdkosten. Eventuelle prognostizierte Kosten werden mitübernommen. Auch die Leistungen für die Zeiterfassung können übernommen werden und werden automatisch budgetiert.
4. Die erhaltenen Rechnungen zu den Fremdkosten unter "Ausgaben" erfassen und den Zusatzleistungen zuweisen. MOCO aktualisiert den Kostenbetrag und verknüpft den Beleg.
5. Bei Abrechnung der Position kann der Beleg mitgeschickt werden. Dazu in der Rechnung (Am Ende des Formulars) den Beleg als Anhang auswählen.

Die schlussendliche Rentabilität des Projekts, zu dem auch mehrere Angebote gehören können, findest du im Projektbericht bzw. unter „Berichte“ > „Projekte“ (hier mit der Unterscheidung Rentabilität nach Fremdkosten oder gesamt).