Management
Entwurf & Freigabe | Offene Rechnungen verwalten | E-Mail-Versand, Druck | Bezahlt & Ignoriert | Bankabgleich | Markieren & KategorisierenEntwurf & Freigabe
Wählt man bei der Rechnung "Entwurf speichern" anstatt "Erstellen", kann man damit Rechnungen vorbereiten, ohne dass bereits eine Rechnungsnummer vergeben wird.
Umsatzforecast: Entwurfsrechnungen gelten als geplante Einnahme in den Finanzberichten
Entwürfe werden im Smart Filter "Entwürfe" (2) gelistet. Möchte man auch nach den Entwürfen filtern, das entsprechende Statussymbol im Filter aktivieren (3).
Umsatzforecast: Entwurfsrechnungen gelten als geplante Einnahme in den Finanzberichten
Entwürfe werden im Smart Filter "Entwürfe" (2) gelistet. Möchte man auch nach den Entwürfen filtern, das entsprechende Statussymbol im Filter aktivieren (3).
Freigabe
- Über den Status "Entwurf" kann ein interner Freigabeprozess abgebildet werden.
- Alternativ können bestimmte Rechnungen auch über Labels kurzfristig markiert – und so einfach gefiltert werden.
- Auch können Mitarbeiter zu einer Rechnung benachrichtigt werden.
Massenerstellung Rechnungen
Rechnungen können mit der Mehrfachaktion als Entwurf erstellt werden – und danach unter "Abrechnung" > "Entwürfe" kontrolliert und mit einem Klick (auf der Rechnungsseite oben links: 4) erstellt werden.
Offene Rechnungen verwalten
Alle Rechnungen werden unter "Rechnungen" (1) gelistet.
Die Standardfilterung schliesst Entwürfe und ignorierte Rechnungen aus. Aber im Filterbereich (2) kannst du weiter individuell filtern. Eine einfache Exportoption findest du rechts oben (3).
» Alle Infos zum Export und den Buchhaltungsexporten
Die Standardfilterung schliesst Entwürfe und ignorierte Rechnungen aus. Aber im Filterbereich (2) kannst du weiter individuell filtern. Eine einfache Exportoption findest du rechts oben (3).
» Alle Infos zum Export und den Buchhaltungsexporten
Offene Rechnungen
Offene Rechnungen lassen sich schnell und gezielt über die "Smart Filters" anzeigen:
Entwürfe
Eine Rechnung kann vorerst als Entwurf gespeichert werden. Es wird dabei noch keine Rechnungsnummer vergeben.
Erstellt
Wählt man beim Speichern einer Rechnung "Erstellen", wird direkt eine Rechnungsnummer vergeben. Nachträgliche Änderungen sind über das Änderungsprotokoll (unterhalb der Rechnungsansicht) nachvollziehen.
Entwürfe
Eine Rechnung kann vorerst als Entwurf gespeichert werden. Es wird dabei noch keine Rechnungsnummer vergeben.
Erstellt
Wählt man beim Speichern einer Rechnung "Erstellen", wird direkt eine Rechnungsnummer vergeben. Nachträgliche Änderungen sind über das Änderungsprotokoll (unterhalb der Rechnungsansicht) nachvollziehen.
Versendet
Per E-Mail versendete Rechnungen werden automatisch auf "Versendet" gesetzt. Verschickt man die Rechnung per Post, den Status manuell anpassen.
Überfällig
Sobald Rechnungen versendet wurde, prüft MOCO einmal täglich, ob eine Rechnung überfällig ist. Die Rechnung wird dann unter "Überfällig" eingeordnet. Sofern eingestellt, erhält der Rechnungssteller eine Benachrichtigung.
Teilweise bezahlt
Entspricht die erfasste Zahlung nicht dem Rechnungsbetrag, bietet MOCO die Option "Teilweise bezahlt" an. Es können jederzeit weitere Zahlungen erfasst werden.
Für Rechnungen, bei den Zahlungen wegen Skonto abweichen, ist der Status "Bezahlt" die richtige Wahl. Die Abweichungen werden in der Buchhaltung entsprechend gehandhabt.
E-Mail-Versand, Druck
Nach dem Speichern wird das Dokument mit dem hinterlegten Standardbriefpapier angezeigt und kann als PDF heruntergeladen oder verschickt werden. Für den Versand oder Ausdruck kann rechts über das Dropdwon auch ein alternatives Briefpapier ausgewählt werden.
Versende Dokumente über MOCO oder verbinde deinen eigenen Mailserver.
Versende Dokumente über MOCO oder verbinde deinen eigenen Mailserver.
Einzeln versenden
Rechnungen können direkt über die Detailansicht über den Button "E-Mail" versendet werden. Versendest du einzelne Rechnungen per Post, setzt du den Status der Rechnung manuell auf "Versendet". Nur in diesem Status wird die Überfälligkeit geprüft.
Massenversand
Mit dem Massenversand können mehrere Rechnungen auf ein Mal verschickt werden:
1. Unter "Abrechnung" auf den Smart Filter "Erstellt" gehen
2. Alle oder einzelne Rechnungen auswählen
3. Unten rechts auf "Weiter" klicken
4. Versandinfos kontrollieren (Icon Tooltip mit Info > Anpassen > Aktualisieren)
5. Versand bestätigen
1. Unter "Abrechnung" auf den Smart Filter "Erstellt" gehen
2. Alle oder einzelne Rechnungen auswählen
3. Unten rechts auf "Weiter" klicken
4. Versandinfos kontrollieren (Icon Tooltip mit Info > Anpassen > Aktualisieren)
5. Versand bestätigen
Gut vorbereitet sein
Für eine optimale Vorbereitung des Massenversand folgende Dinge prüfen:
- E-Mail-Standardtext möglichst neutral formulieren (Einstellungen > Abrechnung > Rechnungen)
- Falls du die Variable "Anredezeile" im Standard E-Mail-Text verwendest: Standard-Anrede bei Bedarf anpassen (Einstellungen > Layout > Bezeichnungen): Bei Setzen eines Kontakts in den Projekt-Abrechnungsinfos bzw. direkt beim Erstellen der Rechnung, wird die zum Kontakt angegebene Anredezeile bevorzugt.
Druck
Unter "Druckansicht" kannst du eine alternativen hochgeladenen Briefpapier auswählen. Mit der Auswahl "weiss", lässt sich das Angebot auch einfach auf vorgedrucktes Briefpapier ausdrucken.
Bezahlt & Ignoriert
Status "Bezahlt"
Ein Rechnung gilt als bezahlt wenn die Zahlung (Betrag + Datum) zur Rechnung erfasst wurden.
Status "Ignoriert"
Der Status "Ignoriert" ist für Rechnungen gedacht, die nicht bezahlt werden/wurden aber auch nicht als offen stehenbleiben sollen. Diesen Status kann man auch manuell zuweisen. Eine Rechnung wird bei Stornierung automatisch auf "Ignoriert" gesetzt, falls noch keine Zahlung erfolgt ist. Ebenso wird die Stornorechnung auf ignoriert gesetzt.
Beim Debitorenmanagement spielen diese Rechnungen keine Rolle mehr, deshalb werden sie von der Standardfilterung nicht berücksichtigt.
Bei aktivierter vorbereitender Buchhaltung, werden sie für die Buchhaltungsexport mitangeboten. Sie können bei Bedarf auch getrennt exportiert und nicht übertragen werden.
Beim Debitorenmanagement spielen diese Rechnungen keine Rolle mehr, deshalb werden sie von der Standardfilterung nicht berücksichtigt.
Bei aktivierter vorbereitender Buchhaltung, werden sie für die Buchhaltungsexport mitangeboten. Sie können bei Bedarf auch getrennt exportiert und nicht übertragen werden.
Zahlung manuell erfassen
Zahlungen werden unter "Abrechnung" > "Zahlungen" erfasst. Alternativ lässt sich die Zahlung auch direkt in der Rechnungsansicht oben rechts über den Button "+ Zahlung" erfassen (siehe Abbildung).
Rechnungen über die Referenznummer suchen:
Man kann nach der Referenznummer (QR-Rechnungen/ESR) in MOCO suchen (Shift +7 – oder unter "Abrechnung" im Filter unter "Weitere Optionen" ).
Rechnungen über die Referenznummer suchen:
Man kann nach der Referenznummer (QR-Rechnungen/ESR) in MOCO suchen (Shift +7 – oder unter "Abrechnung" im Filter unter "Weitere Optionen" ).
Sammelzahlung / mehrere Rechnungen auf "bezahlt" setzen
Alle oder bestimmte Rechnungen auswählen, dann die Aktion "Zahlung erfassen" wählen.
Bankabgleich
Über Camt-File
Camt-Datei hochladen
Unter "Zahlungen" rechts oben kann das camt-File (camt.052, camt.053 und camt.054-Datei) der Bank für den automatischen Zahlungsabgleich hochgeladen werden.
Bei automatisch erfassten Zahlungen wird über ein "i" Symbol der Verwendungszweck angezeigt – unterstützend für die Nachvollziehbarkeit.
Matching über ESR, Rechnungsnummer, QR-Code-Referenz
Für Schweizer Accounts dient die Referenznummer zur Identifikation.
Für alle anderen Accounts muss die Rechnungsnummer im Verwendungszweck enthalten sein damit die Zahlung der Rechnung zugeordnet werden kann. Wenn der QR-Code für Rechnungen aktiviert ist, kann der Abgleich auch über die Referenz gewährleistet werden.
Stark abweichender Betrag
Beim Zahlungsabgleich via CAMT weist MOCO aktiv daraufhin, wenn sich Brutto-Rechnungsbetrag und Zahlungsbetrag bei einem Match zu sehr unterscheidet. In der Annahme, dass es um eine Teilzahlung geht, schlägt MOCO "Teilweise bezahlt" als Status vor. Als Benutzer kann das einfach auf "Bezahlt" geändert werden.
Direkte Bankanbindung
Du kannst auch deine Zahlungseingangänge direkt über die Bankanbindung abgleichen lassen.
Umfang der Version 1
Umfang der Version 1
- Beschränkung auf deutsche und österreichische Accounts (Abgleich über finAPI)
- Verbindung einer Bank mit einem oder mehrere Konten
- Zahlungseingänge (keine Zahlungsausgänge)
Bank verbinden
In den Einstellungen verbindest du deine Bank und wählst die Konten aus.
Automatischer Abgleich vier Mal täglich
Der automatische Zahlungsabgleich erfolgt mit aktiver Bankverbindung und mindestens einem ausgewählten Konto vier Mal täglich. Einen Überblick zu allen Zahlungen hast du unter "Abrechnung" > "Zahlungen".
Verwendungszweck entscheidend für einen erfolgreichen Zahlungsabgleich
Damit eine Zahlung zur entsprechenden Rechnung zugeordnet werden kann, muss die Rechnungsnummer bzw. der Verwendungszweck übereinstimmen. Bei automatisch erfassten Zahlungen wird über ein "i" Symbol dieser Verwendungszweck angezeigt – unterstützend für die Nachvollziehbarkeit.
Zahlungen nachträglich zuweisen
Wählst du in den Einstellungen, dass alle Zahlungen abgeholt werden sollen, erfasst MOCO auch die Zahlungen, die nicht einer Rechnung zugewiesen werden können. Diese werden unter "Abrechnung" > "Zahlungen" gelistet und können bei Bedarf nachträglich Rechnungen zugewiesen werden:
In den Einstellungen verbindest du deine Bank und wählst die Konten aus.
Automatischer Abgleich vier Mal täglich
Der automatische Zahlungsabgleich erfolgt mit aktiver Bankverbindung und mindestens einem ausgewählten Konto vier Mal täglich. Einen Überblick zu allen Zahlungen hast du unter "Abrechnung" > "Zahlungen".
Verwendungszweck entscheidend für einen erfolgreichen Zahlungsabgleich
Damit eine Zahlung zur entsprechenden Rechnung zugeordnet werden kann, muss die Rechnungsnummer bzw. der Verwendungszweck übereinstimmen. Bei automatisch erfassten Zahlungen wird über ein "i" Symbol dieser Verwendungszweck angezeigt – unterstützend für die Nachvollziehbarkeit.
Zahlungen nachträglich zuweisen
Wählst du in den Einstellungen, dass alle Zahlungen abgeholt werden sollen, erfasst MOCO auch die Zahlungen, die nicht einer Rechnung zugewiesen werden können. Diese werden unter "Abrechnung" > "Zahlungen" gelistet und können bei Bedarf nachträglich Rechnungen zugewiesen werden:
Andere Einnahmen
Zahlungen, die nicht zu einer MOCO-Ausgangsrechnung gehören, können so stehen bleiben zur Abbildung des echten Cashflows. Es können auch jederzeit Zahlungen einzeln erfasst werden.
Markieren & Kategorisieren
Labels
Mit Labels lassen sich Rechnungen kategorisieren bzw. kurzfristig markieren. Diese Labels sind auch Teil des Excel-Exports und so können weitere eigene Auswertungen gemacht werden.
» Mehr zu Labels
» Mehr zu Labels
Eigene Felder
Die Dokumentinfos können um Eigene Felder erweitert werden (sichtbar oder unsichtbar im PDF). Sie sind Teil vom Export und Buchhaltungsexport "Neutral (CSV)".
