Wie funktioniert das mit der tagesgenauen Abrechnung?

Benutzer kosten 15 EUR/CHF pro Monat. Als Benutzer zählen alle Personen, die unter 'Aktive Personen' erfasst sind. Werden Personen mitten im Monat hinzugefügt oder deaktiviert, berechnet MOCO tagesgenau anteilig. Aus diesem Grund kann die angegebene Benutzerzahl bzw. der Betrag auf der Rechnung krumm sein.

Sind die Kosten abhängig von Benutzerrollen?

Die Kosten sind unabhängig vom genutzten Funktionsumfang. Die Zugriffsrechte können jederzeit selbst reduziert oder erweitert werden.

Kostensteuerung Freelancer / Externe?

Benutzer können jederzeit deaktiviert werden. So können z.B. Freelancer lediglich zu Einsatzzeiten aktiviert werden und MOCO berechnet nur diese aktivierte Zeit.

Wie läuft der Support bei MOCO?

MOCO ist eine Software-as-a-Service (SaaS) mit > 40'000 Benutzern ohne Vertragsbindung. Als Produktteam kümmern wir uns persönlich um alle deine Anliegen. Bewährt hat sich das aus folgenden Gründen: Sicherstellen bestmöglichster Servicequalität. Probleme und Anregungen kommen direkt bei uns an (Weiterentwicklung eng am allgemeinen Bedarf). Die Abokosten können für alle niedrig gehalten werden. Alle Benutzer können uns über den In-App-Service unten rechts in MOCO kontaktieren. Wir antworten zeitnah. Tipp: Das Anliegen gut beschreiben und einen Screenshot mitschicken – so klärt sich eine Frage erfahrungsgemäss am effizientesten für beide Seiten!

Gibt es eine Online-Demo?

Das kostenlose Webinar » Eine Einführung , gibt einen soliden Überblick und kann jederzeit abgerufen werden.Firmen > 20 Benutzern bieten wir auf Nachfrage ein kostenloses Online-Q&A an. Dieses baut auf bereits erarbeitetem Grundwissen auf (Videos, Doku, Testaccount) und ist für noch offene Fragen gedacht, die dann direkt anhand der Software angeschaut werden.

Sind Schulungen möglich?

Ja. Auf Anfrage bietet MOCO individuelle Online-Sessions an.

Wo finde ich eine Art "Handbuch"?

Auf der Website unter » Funktionen sind alle Bereiche und Themen bebildert und beschrieben.

Habt ihr auch Videos?

Auf unserem » Vimeo-Videoportal findest du Tutorials zu verschiedenen Themen (wird regelmässig ergänzt).

Kann ich mein Abo auch ohne Kreditkarte lösen?

Ja, MOCO kann auch via SEPA-Lastschrift abonniert werden. Die Option steht nur EURO-Ländern zur Verfügung. Achtung: Bei Rückzug fallen Strafgebühren an, die wir weiterverrechnen.

Habe ich Zugang zu Backups?

Es werden 2 x täglich Backups erstellt. Ein eigener Zugang zum Backup ist jedoch nur bei einer Private Cloud (Buchung einer eigenen Server-Instanz) möglich. Jeder Account kann regelmässig die Exportmöglichkeiten nutzen und sollten sehr wichtige Daten aus Versehen von einem Benutzer gelöscht worden sein, können wir auf Anfrage einen früheren Stand aus den Backups herstellen. » Weitere Infos zu Sicherheit & Betrieb

Werde ich zur Weiterentwicklung (im Abo inklusive) informiert?

In der App immer oben rechts auf die Glocke klicken, wenn sie rot wird! Zusätzlich schicken wir 4 x im Jahr an den Accountinhaber eine Übersicht zu den letzten Updates.

Kann ich innerhalb eines Accounts zwei Firmen führen?

Sind die Firmen rechtlich getrennt bzw. man benötigt einen eigenen Rechnungsnummernkreis sowie einen getrennten Berichte, dann empfiehlt es sich ein Account je Firma zu erstellen. Sind Personen mit derselben E-Mail angemeldet, können sie oben rechts einfach zwischen den Accounts wechseln (Weltkugelsymbol) .

Wo kann ich meine Abo-Rechnungen abrufen?

Alle Rechnungen stehen dir zum Download in den Einstellungen unter 'Abo' zur Verfügung. Hinterlegst du bei der Rechnungsadresse auch eine E-Mail-Adresse, versendet MOCO automatisiert die Rechnung zusätzlich an diese E-Mail-Adresse.

Ausgaben

Allgemein

Einstellungen > Ausgaben > Allgemein

E-Mail-Adresse Rechnungseingang

MOCO bietet eine Account-spezifische nicht erratbare E-Mail-Adresse an. E-Mails, die an diese Adresse gehen, werden als Ausgaben-Entwurf im Rechnungseingang erfasst. Weitere Infos zur Handhabung.

Aus Sicherheitsgründen ist die E-Mail-Adresse keine triviale Adresse, die man einfach erraten kann.

➜ Im Mailclient als Kontakt erfassen und zur Weiterleitung von Eingangsrechnungen wählen.

➜ Bei Bedarf kann eine automatische Weiterleitung für eine eigens definierte E-Mail-Adresse wie z.B. "rechnungen@meinefirma.de" eingerichtet werden.

Einstellungen digitaler Rechnungseingang MOCO

Freigabe automatisch anfordern

In MOCO kannst du Rechnungen einzeln freigeben lassen oder über den hier definierbaren Automatismus bestimmen, ab welchem Betrag Ausgaben von einer bestimmten Person freigegeben werden müssen. MOCO holt dann automatisch die Freigabe ein. Alle Infos zur Rechnungsfreigabe.

Überweisungsaufträge

Das Häkchen setzen, wenn Sammelzahlungen gewünscht sind.
Das voraussichtliche Datum der Sammelzahlung wird beim Erstellen des Überweisungsauftrags angezeigt.
Eine Sammelzahlung wird immer zum frühsten Termin ausgeführt. Eine Einzelzahlung ohne gesetztes Zieldatum (Zahlbar bis) – oder eine Sammelzahlung bei der mind. ein Zieldatum fehlt, wird sofort ausgeführt.

Standards für Projektzuweisung

Die Ausgabe bzw. Positionen daraus, lassen sich Projekten zweck Kostentracking und Weiterverrechnung zuweisen. Hier in den Einstellungen können dazu Standards vordefiniert werden – z.B. ob ein allgemeiner Aufschlag angewendet werden soll.
Der Standard "Verrechenbar & Im Budget" ist in den Einstellungen > Projekte vordefinierbar.

KSK

So kannst du Ausgabenpositionen markieren und auswerten

Fixkosten

Einstellungen > Ausgaben > Fixkosten

Ergänzend zum Rechnungseingang unter "Ausgaben" erfasst du hier die Fixkosten.

Fixkosten sind z.B. Ausgaben wie Miete, Löhne, Bankgebühren – alles Ausgaben, zu denen es keine Eingangsrechnung gibt und die in der Buchhaltung anders verbucht werden. Regelmässige Abrechnungen wie z.B. Handy-Aborechnungen sind damit nicht gemeint – diese werden als Eingangsrechnung erfasst.

fixkosten wie miete und gehälter erfassen

fixkosten wie miete und gehälter erfassen

Berücksichtigung in Berichten

Im Unternehmensbericht und Finanzbericht
Ausgabenbericht Fixkosten sind Teil der Zahlungen

Unabhängige Zahlungen erfassen

Einzelne unabhängige Zahlungen können auch unter "Ausgaben" > "Zahlungen" > rechts oben "Zahlung ohne Beleg" erfasst werden.

Budgets

Einstellungen > Ausgaben > Budgets

Erfolgt die komplette Ausgaben- und Eingangsrechnungsverwaltung über MOCO, aktiviere hier die Budgets. Die Budgets kannst du für Kostenstellen nutzen.

Personal, Marketing, Weiterbildung, Cloud-Services etc. – Eingangsrechnungen und Fixkosten können dann diesen erfassten Budgets zugewiesen werden. So hast du jederzeit den effektiven und geplanten Stand im Blick.

Nach Aktivierung kannst du

hier direkt die Budgets erfassen
Ausgaben einem Budget zuweisen
siehst unter Ausgaben den neuen Menüpunkt "Budgets" für die Budgetkontrolle

Mehr Infos zu Budgets

ausgaben kostenstellen ist und plan

Geplant

Einstellungen > Ausgaben > Geplant

Geplante Ausgaben steuern die Finanzberichte und du kannst Eingangsrechnungen gezielt abgleichen.

Aktiviere geplante Ausgaben in den Einstellungen, wenn du Ausgaben/Liquidität mit MOCO planen möchtest. Mit dieser Funktion kannst du auch Eingangsrechnungen abgleichen.

Der Mindestbetrag für wiederkehrende geplante Ausgaben (1) gibt an, ab welchem Betrag der Betrag nicht nur geplant wird sondern auch für die Zuweisung von Eingangsrechnungen erstellt wird.

Mehr Informationen zur Funktion

Spesen

Einstellungen > Ausgaben > Spesen

Nach Aktivierung können alle Benutzer in ihrem Profil unter "Spesen" Auslagen und Fahrtkosten und Tagespauschalen erfassen.

Überblick zum Workflow
Der Mitarbeitende erfasst die Belege bzw. Pauschalen (im Profil, via MobileApp oder per E-Mail) und reicht eine Spesenabrechnung ein. Die für seine Spesen zuständige Person wird informiert, kontrolliert die Belege und genehmigt oder lehnt ab. Bei Genehmigung wird aus der Spesenabrechnung eine Unternehmensausgabe erstellt.
Detailinfos zum Spesenworkflow

Soll die Person, die Spesen erfasst, auch gleich eine Kategorie (mit hinterlegtem Aufwandskonto) wählen können, zuvor in den Einstellungen definierte Kategorien als spesenrelevant auswählen.

KSK Auswertung (DE)

Nach Aktivierung kannst du Eingangsrechnungspositionen für KSK markieren und auswerten.

In Deutschland müssen Unternehmen, die Leistungen selbständiger Künstler/Publizisten in Anspruch nehmen, eine Abgabe an die Künstlersozialkasse entrichten. Die Höhe richtet sich nach dem Honorar und beträgt 5 %.

Option aktivieren

Deutsche MOCO Accounts können nun in den Einstellungen > Ausgaben > Allgemein die Option aktivieren.

Positionen markieren

Im Formular der Eingangsrechnung können die betreffenden Positionen markiert (ähnlich der geläufigen Labels) werden (1).

KSK auswerten mit der Agentursoftware MOCO

Auswerten

Unter "Ausgaben" in den Listen Eingang & Archiv findest du oben rechts einen neuen Export "KSK" (2). Mit gewähltem Zeitraum kannst du dir darüber die markierten KSK-pflichtigen Positionen exportieren.

Falls du keine Eingangsrechnungen in MOCO erfasst:

Eigenes Feld auf Zusatzleistung
1. Lege für Zusatzleistungen ein eigenes Feld an und bezeichne es mit "KSK" und Platzhaltertext "Betrag"
2. Fülle den Betrag bei jeder betreffenden Zusatzleistung aus.
3. Im Excel-Export (Projekte > Zusatzleistungen) gibt es dann eine eigene Spalte "KSK" über die die Summe für einen gewählten Zeitraum auswertbar ist.

Eigenes Feld auf Rechnung
1. Lege für Rechnungen ein eigenes Feld an (ohne Anzeige auf der Rechnung) und bezeichne es mit "KSK" und Platzhaltertext "Betrag"
2. Fülle den Betrag bei jeder Rechnung rechts oben in der Rechnung ein.
3. Im Excel-Export (unter Abrechnung) gibt es dann eine eigene Spalte "KSK" über die die Summe für einen gewählten Zeitraum auswertbar ist.

Mehr zu Einstellungen...