Wir verwenden nur 🍪 gegen SPAM-Nachrichten Datenschutzerklärung

Ausgaben erfassen

Workflow | Erfassen | Mehrere Positionen | Fixkosten | E-Rechnungen

Workflow

Im zentralen, digitalen Rechnungseingang von MOCO sammeln sich alle Unternehmensausgaben mit Belegen zum Unternehmen. 

Die erfassten Ausgaben werden geprüft und erledigt. Erledigte Ausgaben ins Archiv verschoben und dann für die Buchhaltung exportiert. Ergänzend kannst du deine Ausgaben planen.
Digitaler Rechnungseingang ERP Agentursoftware MOCO – der Workflow


Erfassen

Ausgaben können direkt oder automatisch erfasst werden. Nutze bei vielen Belegen die KI-basierte automatische Texterkennung (OCR). Die Ausgabendaten können mit eigenen Feldern beliebig erweitert werden.

E-Mail

Eintreffende PDF-Rechnungsbelege leitest du direkt an die E-Mail-to-Inbox-Adresse weiter bzw. hinterlegst diese E-Mail-Adresse direkt bei den Services. Diese Adresse findest du in den Einstellungen unter "Ausgaben".
➜ Die lange Zeichenfolge sorgt dafür, dass die Adresse nicht von Spammern missbraucht werden kann.
Adresse als E-Mail-Kontakt "Belege an MOCO" speichern damit sie leicht aufgerufen werden kann.
Inbox-Adresse bei Diensten hinterlegen: Kann man die Rechnungsadresse bei Abo-Diensten (wie z.B. MOCO) selbst hinterlegen, trage die von MOCO zur Verfügung gestellte Inbox-Adresse ein.
Option eigene E-Mail-Adresse: Eine automatische Weiterleitung von einer eigenen E-Mail-Adresse an die MOCO-Adresse kann beim eigenen E-Mail-Provider eingerichtet werden. Um zu vermeiden, dass ungewollt alles mögliche im Rechnungseingang landet empfehlen wir, eine konkrete Rechnungs-Eingangs-E-Mail-Adresse zu wählen, die auch nicht so einfach von aussen erratbar ist. Diese Adresse kann dann an bestimmte Lieferanten kommuniziert werden.

Sammelupload

Mehrere Belege auf einen Schlag (PDF, JPG oder PNG) können auch  gesammelt hochgeladen werden  rechts oben über das Upload-Icon

Tipp: Digitale und papierbasierte Rechnungsdokumente sind bereits seit Jahren auch umsatzsteuerrechtlich gleichgestellt – trotzdem treffen immernoch etliche Papierrechnungen ein. Hier bestehenden und neuen Lieferanten den Wunsch nach Rechnungsversand eines Rechnungs-PDFs per E-Mail an den Rechnungseingang mitteilen. Da in der Regel so auch Rechnungen zügiger gezahlt werden können, ist das auch für Lieferanten von Vorteil.

Manuell einzeln erfassen

Einzelne Rechnungen erfasst du direkt über den grünen Button "+ Neue Ausgabe"

Papierbelege

Scannen
Wenn sich mehrere oder mehrseitige Papierrechnungen angesammelt haben, diese mit einem effizienten Scanner (z.B. leistungsfähige Tischscanner mit Mehrfacheinzug – Testbericht 2022 zum Beispiel Fujitsu ScanSnap iX1500) direkt in die Cloud bringen.

Erfassung per Smartphone
Geplant ist, Belege auch mit der MOCO iPhone App bzw. Android App erfassen zu können.
Bis dahin lässt sich das mit anderen Apps überbrücken. Z.B. mit Adobe Scan (kostenlos)

1.
Dokument scannen
2. Als PDF speichern
3. Über Freigeben per Mail an MOCO senden
Belege mit App scannen

Erfassung per API, Zapier oder Make

Eingangsrechnungen können aus anderen Systemen auch per API, Zapier Action oder Make Action eingespeist werden.

Spesen

Mitarbeitende können auch Spesen erfassen und diese als Spesenabrechnung einreichen. Die Genehmigung erfolgt hier im Ausgabeneingang und der Betrag kann via Überweisungsauftrag beglichen werden. Alle Infos zum Spesenworkflow

Kreditkarten-Integration

Belege, die per Kreditkarte bezahlt werden, erfasst du auch über die regulären Erfassungsoptionen oder nutzt die vollumfängliche Integration. Alle Kreditkartenzahlungen und Belegen werden dann automatisch erfasst bzw. voll gesynct.
Kreditkartenzahlungen inkl. Belege mit MOCO synchronisieren.

E-Rechnung

Kommt ab 1.1.2025. Genauere Infos

Automatisches Auslesen / OCR

QR-Rechnung Schweiz
Standard-QR-Rechnungen werden von MOCO automatisch ausgelesen.

KI-basiertes OCR
MOCO bietet die Erweiterung KI-basiertes OCR an. Belege werden dann automatisch ausgelesen und die Daten müssen dann nur noch geprüft/ ergänzt werden. Die Texterkennung lernt mit jeder Erfassung dazu, um langfristig eine immer bessere Zuverlässigkeit zu erreichen.
 Video Agentursoftware MOCO OCR
VIDEO: So aktivierst und nutzt du OCR (2:17)
Genauere Infos zur Aktivierung, Kosten & Tipps was vorab beachten werden soll, damit die Texterkennung erfolgreich starten kann

Individuelle Ausgaben-Daten

Individuelle Anforderungen zur Datenerfassung
Wie für andere Instanzen, kann auch das Formular zu einer Eingangsrechnung mit eigenen Feldern erweitert werden.

Budgets und Kategorien (optional aktivierbar)
Eingangsrechnungen können Budgets und/oder Kategorien (Aufwandskonten) zugewiesen werden.
Mehr zu Budgets und Vergleich zu Kategorien
Mehr zu Kategorien

Sonstiges

Individuelle Anforderungen zur Datenerfassung

Ausgabendaten können mit eigenen Feldern erweitert werden.

Budgets und Kategorien (optional aktivierbar)

Eingangsrechnungen können Jahresbudgets und/oder Kategorien (Aufwandskonten) zugewiesen werden.
Mehr zu Budgets und Vergleich zu Kategorien
Mehr zu Kategorien

Duplikat-Erkennung

MOCO erkennt doppelt hochgeladene Belege und zeigt das an.

Mehrere Positionen

Eine Ausgabe kann aus mehreren Positionen bestehen. Jede Position ist einem anderen Projekt und Aufwandskonto zuweisbar.

Im Normalfall erfasst man mit der Ausgabe eine Position. Bei verschiedenen Steuersätzen oder wenn man verschiedene Positionen unterschiedlichen Projekten zuweisen möchte, können auch innerhalb der Ausgabe mehrere Positionen erfasst werden. Dazu den Button "+Neue Position" nutzen.
Einzelne Rechnungspositionen Projekten zuweisen



Optionen via OCR
Über die OCR-Option liest MOCO automatisch den Beleg als 1 Position aus. Alternativ kannst du aber beim Erstellen der Ausgabe auch die Detailpositionen auslesen lassen.

Kategorien (Aufwandskonten)
Kategorien entsprechen Aufwandskonten. Aktiviere sie bei Bedarf in den Einstellungen unter "Buchhaltung"

KSK
Positionen können für KSK markiert und ausgewertet werden.

Fixkosten

Einstellungen > Ausgaben > Fixkosten

Ergänzend zu den erfassten Belegen im Bereich "Ausgaben" erfasst du hier die Fixkosten. 

Fixkosten sind z.B. Ausgaben wie Miete, Löhne, Bankgebühren – alles Ausgaben, zu denen es keine Eingangsrechnung gibt und die in der Buchhaltung anders verbucht werden. Regelmässige Abrechnungen wie z.B. Handy-Aborechnungen sind damit nicht gemeint – diese werden als Eingangsrechnung erfasst. 

Fixkosten erfassen

 

Berücksichtigung in Berichten

Unabhängige Zahlungen erfassen

Falls du eine Option suchst, einzelne unabhängige Zahlungen zu erfassen: Es kann unter "Ausgaben" > "Zahlungen" > rechts oben eine  "Zahlung ohne Beleg" erfasst werden.

E-Rechnungen

In der EU werden E-Rechnung für B2B-Unternehmen verpflichtend. Deutschland plant eine stufenweise Einführung. Ab 1. Januar 2025 müssen E-Rechnungen empfangen werden können. Was E-Rechnungen sind, warum es die Pflicht gibt und wie der Einführungsplan aussieht, haben wir hier für dich zusammengefasst: E-Rechnungs-Pflicht für B2B und Einführungsplan.

Als MOCO Nutzer musst du dich um nichts kümmern. Der Rechnungsempfang wird mit der Pflicht entlang der Vorgaben eingeführt und wird sich nicht viel anders anfühlen als bisher der Empfang anderer Formate. 

Mehr zu Ausgaben...
30 Tage kostenlos testen

Account sofort startbereit. Ohne Zahlungsangaben.